AIで自動化を始めるなら、どこから手をつけるか

「AIで何か楽にできないか」というご相談が増えています。ただ、AIは入れれば勝手に楽になる道具ではありません。合う作業と合わない作業がはっきり分かれます。littechがどう順番を決めているかを書いておきます。

効果が出やすい作業の共通点

AIで置き換えて効果が出やすい作業には、共通点があります。「毎日または毎週、決まった形で繰り返している」「やり方が人によってブレない」「間違えても、すぐ気づいて直せる」。この3つが揃っている作業は、たいてい効果が出ます。

具体的には、問い合わせメールの返信の下書き、決まった形式の書類の読み取りとデータへの起こし込み、長い資料の要約、社内の資料を探す作業などです。逆に、判断がそのまま責任につながる仕事——金額を確定する、人を評価する、契約の可否を決める——は、AIに任せる作業ではありません。下調べまでで止めて、決めるのは人がやるべきです。

まず一箇所から始める

全体を一度に置き換えようとすると、うまくいかなかったときに何が原因か分からなくなります。私たちは、いちばん時間を食っていて、かつ上の3条件に当てはまる作業を1つだけ選んで始めます。2週間ほど使ってみて、実際に時間が減ったかを見ます。

減っていれば範囲を広げ、減っていなければやめます。「入れたけれど誰も使っていない」という状態を作らないためです。

費用の話を先にします

AIの仕組みには、使った分だけ費用がかかるものがあります。動かしっぱなしにすると、気づかないうちに金額が積み上がることがあります。littechでは、そうした仕組みを使う場合、着手する前に「1日あたりいくらくらいかかる見込みか」をお伝えします。金額の説明をあとに回すことはしません。

また、費用がかからない範囲で済む場合は、そちらを選びます。手元で動く仕組みや、決まった時間に一度だけ動かす形にすれば、費用をかけずに済むことは少なくありません。

写真や紙の読み取りは、効果が分かりやすい

紙の書類やスマートフォンで撮った写真を、手で入力し直している会社は多いです。ここは効果が数字で出ます。1日に何枚処理しているかを数えて、1枚あたりの入力時間を掛ければ、減る時間がそのまま分かります。

読み取った結果が正しいかの確認は人がやる前提で組みます。全部を自動にするのではなく、「入力は自動、確認は人」に分けるだけで、作業時間は大きく変わります。

始める前に用意しておくもの

AIで置き換えたい作業が1つ決まったら、その作業の実物を集めます。問い合わせの返信なら、これまでに送った返信メール。書類の読み取りなら、実際に届いた書類や写真。ある程度の件数がそろっていると、どのくらいうまくいくかを試しやすくなります。

あわせて、いまその作業に1件あたり何分かかっているかを測っておきます。これが無いと、入れたあとに「楽になった気はするが、本当に減ったのか」が分かりません。上で書いた「2週間ほど使ってみて、実際に時間が減ったかを見る」は、この数字と比べるためのものです。

もう一つは、正解の例です。人がやった場合の返信文や入力結果があれば、AIが出したものと並べて、どこが違うかをすぐに確かめられます。候補になる作業の例は、事業内容のページの「AI活用・自動化」の欄にも並べています。

社内の情報を、どこまで渡すかを先に決める

見落とされやすいのが、情報の扱いです。無料で使える対話型のAIサービスには、サービスや設定によっては、入力した内容がサービス側の改善に使われるものがあります。お客様の名前や連絡先、取引先との金額、社員の個人情報を、そのまま貼り付けてよいかどうかは、使い始める前に決めておくべきことです。

決めること自体は難しくありません。「このサービスには、この種類の情報は入れない」「個人名は伏せてから使う」といった線を1枚にまとめて、使う人全員が同じものを見られるようにしておくだけでも、事故はかなり防げます。業務で本格的に使う場合は、入力した内容の扱いを契約や設定で確かめられる形を選びます。各サービスの扱いは変わることがあるので、最新の内容は各社の公式の説明で確認してください。

うまくいかない始め方

最初から、間違いがまったく無いことを求めてしまうと、少しの誤りで「やっぱり使えない」という判断になりがちです。AIが出したものは人が確認する前提で組み、「確認にかかる時間を足しても、全体として減ったか」で判断します。

使い方を知っているのが担当者1人だけ、という形も長続きしません。その人が休むと止まり、異動するとそのまま使われなくなります。手順を短く書き残し、少なくとも2人が動かせる状態にしておきます。

また、読み取った結果の入れ先がばらばらだと、効果が薄れます。写真から読み取ったデータを、結局いくつものExcelに手で振り分けているなら、先に置き場を1つにまとめるほうが効くこともあります。紙とExcelの整理から始める場合の考え方は、「紙とExcelの管理をシステムに変えるとき、最初に決める3つのこと」にまとめました。

何に使えるか分からない段階でも相談できます

「AIを使ってみたいが、何に使えるのか分からない」という段階のご相談が、いちばん多いです。いまどんな作業に時間がかかっているかを教えていただければ、AIで置き換えられるところと、置き換えない方がいいところを分けてお伝えします。